¿Te cuesta comunicarte eficazmente con los demás, ya sea verbalmente o por escrito? Puede que necesites algunas técnicas de comunicación eficaces en el trabajo y en tu vida personal.
Tus palabras salen con facilidad, pero las consecuencias de esas palabras a veces distan mucho de lo que pretendías.
La comunicación suena tan fácil.
Las palabras salen de tu boca. Alguien las oye y reacciona con más palabras, y entonces pum: has tenido una conversación.
O quizá hayas tenido un monólogo o un parloteo incoherente, y no eres consciente de ello ni de cómo repercute en la otra persona.
Puede que uno de vuestros intercambios de palabras no haya ido tan bien como esperabais, ya sea porque uno (o los dos) no ha entendido el mensaje del otro o porque algo se ha interpuesto en el camino.
Esta confusión resulta especialmente embarazosa o incómoda en el entorno laboral.
- Entonces, ¿cómo asegurarse de comunicar su significado de forma más eficaz la próxima vez?
- ¿Cómo reconocer si tu estilo de comunicación es desagradable?
- ¿Cuáles son las técnicas de comunicación positiva que necesitas aprender para que tu próxima conversación o reunión sea más fructífera y agradable?
¿Qué es la comunicación eficaz?
Para que la comunicación sea eficaz, ambas partes deben comprender claramente lo que quiere decir la otra.
Cada participante en la conversación también tiene que comunicar su significado con claridad, tanto con palabras como con señales no verbales, para que la otra persona lo entienda.
Esto es imposible cuando las palabras transmiten un significado, mientras que las señales no verbales transmiten otro mensaje, a veces contrario.
Aprender estrategias de comunicación positiva puede marcar una gran diferencia tanto en el trabajo como en la vida personal.
Tres tipos de comunicación
Un comunicador eficaz desarrolla conscientemente la fluidez en los tres tipos de comunicación:
- Verbal: mediante la palabra hablada (cara a cara o por teléfono).
- No verbal: lenguaje corporal y expresiones faciales.
- Escrita: utilizar la palabra escrita
Aprender estos tres tipos de comunicación es especialmente importante para tu carrera profesional. Veamos por qué.
Técnicas de comunicación eficaces en el lugar de trabajo
Tu trabajo es tu medio de vida y desempeña un papel importante en tu bienestar y felicidad generales.
Una de las habilidades más valiosas que puedes tener en cualquier trabajo es tu capacidad para comunicarte con claridad, confianza y con la actitud adecuada.
¿Qué importancia tiene la comunicación en el lugar de trabajo? Según Gil Amelio, ex CEO de Apple Computer:
«Desarrollar excelentes habilidades de comunicación es absolutamente esencial para un liderazgo eficaz. El líder debe ser capaz de compartir conocimientos e ideas para transmitir a los demás una sensación de urgencia y entusiasmo. Si un líder no puede transmitir un mensaje con claridad y motivar a los demás para que actúen en consecuencia, entonces tener un mensaje ni siquiera importa.»
Pero el valor de una comunicación clara no está reservado sólo a los líderes. Todos los niveles de empleados necesitan aprender estas habilidades. Y he aquí por qué.
Capacidad de comunicación eficaz. . .
- Ayudar a resolver problemas.
- Llevar a soluciones.
- Mitigar los malentendidos y los conflictos.
- Aumenta la productividad.
- Aumentar el compromiso con los demás.
- Mejorar la confianza general.
- Ofrecer oportunidades de crecimiento profesional y recompensas económicas.
Los estudios han demostrado que su felicidad general, su éxito profesional y vital y sus ingresos mejoran cuando es un comunicador eficaz. ¿Estás preparado para aprender a comunicarte con más eficacia? Empecemos.
21 técnicas de comunicación eficaz para mejorar tus habilidades
1. Ofrece una sonrisa auténtica
La presencia o ausencia de una sonrisa no es lo único que importa aquí.
Mientras que una sonrisa auténtica puede transmitir inmediatamente calidez y franqueza, otra sonrisa podría comunicar arrogancia y desprecio.
Las sonrisas que no llegan a los ojos parecen forzadas (por educación) o manipuladoras. Una sonrisa auténtica se siente y se ve, al igual que una falsa.
Para comunicarte eficazmente, es importante que respetes a la otra persona lo suficiente como para ser sincero con ella. Si detectan falsedad en tu sonrisa, esa mentira habla más alto que cualquier cosa que salga de tu boca.
Si quieres ganarte la confianza del otro, mejor no sonreír que mentir con una.
2. Haz las preguntas adecuadas
Para entender mejor los pensamientos del otro y su significado, haz preguntas, ya sea para aprender algo nuevo sobre esa persona o para aclarar algo que el otro ha dicho.
Las preguntas cerradas son las que pueden responderse con un simple sí o no. Piensa en las preguntas que se hacen en un tribunal: «¿Es cierto que…?».
Las hacemos para obtener la información que necesitamos rápidamente y con un mínimo de palabras.
Las preguntas abiertas son aquellas a las que la otra persona no puede responder con un simple sí o no. Las respuestas a estas preguntas requieren más tiempo y proporcionan información más detallada.
Preguntamos por curiosidad y para atraer a la otra persona. También preguntamos para mantener la conversación y tener otra oportunidad de captar señales verbales y no verbales, lo que nos lleva a la siguiente técnica de comunicación.
3. Practica la escucha activa
Fíjate en el lenguaje corporal de alguien que escucha con atención. Están girados hacia el interlocutor, mirándole directamente y totalmente atentos a lo que se dice.
Los comunicadores eficaces practican la escucha activa: prestan atención a todo lo que el otro dice y hace durante la conversación.
Prestan mucha atención a la forma en que la otra persona dice las palabras y a lo que su lenguaje corporal también puede estar diciendo.
Lo hacen para poder responder de forma que demuestren que entienden lo que dice la otra persona o que desean entenderlo mejor.
4. Observar a los buenos comunicadores
¿Qué mejor manera de aprender habilidades de comunicación eficaces que observar a los comunicadores hábiles y fijarse en cómo consiguen transmitir su mensaje?
Aprende de los mejores las tácticas que utilizan para comunicar con fuerza. Y practica tú también esas tácticas.
Si puedes situarte cerca de un grupo de personas absortas en una conversación, presta atención a lo que dicen y hacen para transmitir significado y reforzar su conexión con los demás.
5. Dar (y recibir) feedback
Responde de forma que demuestres a tu interlocutor que le has escuchado y que entiendes lo que dice, estés de acuerdo o no.
Tu respuesta debe decirle que te tomas en serio sus palabras y que las consideras merecedoras de una respuesta meditada.
También funciona en ambos sentidos. Es igual de importante considerar detenidamente los comentarios de los demás y hacer preguntas directas para asegurarte de que entiendes su mensaje.
En cuanto decides tomarte algo como algo personal (tanto si es la intención como si no), dejas de escuchar y la comunicación se hace más difícil.
6. Desestresarse y calmarse
Si es necesario -y si es posible-, aléjate y tómate un momento para respirar y reponerte durante las conversaciones acaloradas.
Es mejor hacer esto que descargar tu ansiedad y frustración en los demás, sobre todo en el lugar de trabajo.
Si corres el riesgo de perder los nervios o de derrumbarte emocionalmente, lo mejor es retirarse de la situación y darse (y dar a los demás) tiempo para recuperarse.
Esto es igual de importante cuando te comunicas por Internet con alguien cuyas palabras te han ofendido. Y suele ser más fácil alejarse del ordenador que abandonar una reunión o escapar de una sala abarrotada.
Date a ti mismo y a los demás implicados en una conversación acalorada la oportunidad de alejarse del conflicto. Si continúa el conflicto, probablemente lo mejor sea borrar lo que escriban en tu ausencia sin leerlo.
En algunos casos, dependiendo de con quién hables, no pasa nada por decirles lo que sientes y pedirles paciencia mientras respiras hondo y te calmas.
7. Empatizar con los demás
Para empatizar, hay que ser consciente de las emociones del otro (probablemente reveladas en su lenguaje corporal y sus señales no verbales) y sentir esas emociones como si fueran propias.
Cuando están contentos y emocionados, tú también lo estás; si están afligidos (en silencio o de otra forma), tú te afliges con ellos.
Si están enfadados por algo, tu empatía genuina puede ayudarles a sentirse menos solos y a la defensiva, facilitando que ambos comprendan y aprecien el significado del otro.
La empatía no siempre implica ser consciente de esas señales no verbales. Sólo porque no puedas identificar las señales exactas y lo que significan, no significa que no seas capaz de empatizar con ellos.
Si eres empático, puedes sentir lo que siente la otra persona antes incluso de empezar a explicar cómo lo has captado.
8. Leer con regularidad
Si quiere desarrollar tus habilidades de comunicación escrita, o te interesa aprender de libros escritos por comunicadores eficaces, la lectura es una forma poderosa de cultivar sus habilidades en este campo.
La lectura es también una buena manera de mantenerse informado y conocer noticias y hechos interesantes que luego puede incorporar a una conversación. También mejorará su vocabulario, lo que le convertirá en un mejor comunicador.
Sea cual sea tu objetivo inmediato, la lectura es un potente catalizador del crecimiento personal.
9. Elige bien tus palabras
La elección de las palabras puede transmitir empatía y solidaridad, o la falta de ambas. Refleja la diferencia entre limitarse a hablar y comunicarse de forma reflexiva.
Nunca subestimes el poder de la elección de palabras en la comunicación; una palabra, utilizada en un contexto concreto, puede desencadenar una respuesta opuesta a la que pretendías.
Las palabras que utilizas para describirte a ti mismo y a los demás pueden fomentar un sentimiento de compañerismo y camaradería («nosotros») o alienar a los demás al centrarte en ti mismo como alguien separado del resto («yo»).
En algunas situaciones, tiene sentido hacer esto último, sobre todo cuando aceptas la responsabilidad de algo.
10. Mostrar mucho interés
Deja que tu comunicación verbal y no verbal (o escrita) transmita interés por las palabras del otro.
La escucha activa forma parte de ello, pero también se transmite interés con el lenguaje corporal, con un grado cómodo de contacto visual y con preguntas pertinentes y reflexivas.
La gente quiere estar cerca de quienes comparten su entusiasmo por algo. Mostrar un interés positivo por algo que le importa a otra persona es esencial para establecer una conexión con ella, y esa conexión hace más probable una comunicación eficaz entre ambos.
Tu compromiso positivo crea un entorno en el que cada mensaje que envías tiene su propio embajador.
Nada de esto garantiza que consigas todo lo que quieres, pero si tu intención principal al entablar una conversación es conseguir algo de la otra persona, no es probable que demuestres de forma convincente un interés genuino por las preocupaciones de la otra persona.
Haz que la conexión y la comunicación efectiva sean el objetivo principal y no el medio para conseguir otra cosa.
11. Mantén el sentido del humor
El humor puede formar parte de tu arsenal de habilidades de comunicación verbal. Puede suavizar una situación volátil y dar a la otra persona el espacio necesario para ver la situación desde otra perspectiva y calmarse.
Sin embargo, la risa no siempre es apropiada. (Nota: Nunca te rías a costa de tu jefe). Nunca es apropiado utilizar el humor como arma para deshumanizar a los demás o para despreciar sus palabras.
La mejor forma de utilizar el humor es para crear (y mantener) una buena relación o para animar a los demás a relajarse. No obstante, hay que saber leer la sala.
Si no es un buen momento para reírse, evítalo. Y deja los chistes verdes en la cloaca (donde deben estar).
12. Fíjate en tu lenguaje corporal
Una cosa es prestar atención a lo que los demás comunican de forma no verbal, pero ¿haces lo mismo contigo mismo?
- Si tienes los brazos cruzados en una postura defensiva, ¿qué estás comunicando?
- Cuando no haces contacto visual, ¿qué estás revelando sobre tu confianza?
- Si te ciernes sobre alguien mientras hablas, ¿cómo de cómoda se siente la otra persona?
Tu lenguaje corporal debe reflejar la intención de tu comunicación tan bien como tus palabras.
Si quieres que te escuchen, te respeten y te entiendan, adapta tu comunicación no verbal a tus palabras.
13. Reflexionar y afirmar
Cuando otra persona te habla, tú sigues siendo responsable del éxito de la interacción. No todo gira en torno al interlocutor.
La mayoría de la gente aprovecha el momento en que otra persona está hablando para ensayar mentalmente una respuesta o una defensa.
No escuchamos ni la mitad de lo que la otra persona está diciendo porque estamos demasiado ocupados en nuestras propias cabezas.
Para que la comunicación tenga éxito, ambas partes deben sentirse escuchadas y comprendidas. Como oyente, puedes demostrar que has escuchado reflejando lo que has oído decir al interlocutor y afirmando que lo has entendido, aunque no estés de acuerdo.
14. Se conciso y claro
¿Has estado alguna vez cerca de alguien a quien le encanta el sonido de su propia voz? Hablan y hablan, y tardan una eternidad en ir al grano, si es que lo hay.
Una vez que llegan al punto, el cerebro de la persona está tan muerto que no puede registrarlo. Los que hablan demasiado no parecen darse cuenta de lo exasperantes que pueden llegar a ser.
Y de lo grosero que es suponer que los demás tienen tiempo para escuchar sus divagaciones.
Si te das cuenta de que tiendes a divagar, esfuérzate por ser más conciso en la presentación de la información y claro en lo que quieres decir.
Es una habilidad que requiere práctica, pero los que te rodean te verán como un gran comunicador si la aprendes.
15. Recuerda la Regla de Oro
Y ahora, cerramos el círculo. Ya hemos hablado de tu sonrisa (o de la falta de ella) y de cómo los demás se dan cuenta de que eres sincero con ellos. Si quieres sinceridad por parte de los demás, también tienes que ser sincero con ellos.
Así que sé auténtico. Y sé amable. Trata a los demás con el mismo respeto que quieres para ti.
Los buenos comunicadores conocen el valor de una conexión real con la comunicación de su mensaje. Es el agujero de gusano mágico que acelera la transferencia de ideas de una cabeza a otra.
- Comunícate tanto por el bien de los demás como por el tuyo propio.
- Comunicarse en el lenguaje del amor del otro para construir o mejorar una relación.
- Comunicar grandes ideas para hacer un mundo mejor para más personas.
Una comunicación eficaz debe servir para generar confianza y fortalecer las relaciones.
Sí, a veces se trata de cosas menos intensas, como regatear por el pescado o comprar entradas para el cine. Y eso está bien. Incluso las conversaciones mundanas pueden crear vínculos.
Si aplicas las estrategias de este artículo, no sólo comunicarás tus ideas y convicciones con mayor eficacia, sino que también sabrás cómo ayudar a los demás a hacer lo mismo.
Para un comunicador eficaz, todo es cuestión de un día.
16. Practica compartir tu voz
Tanto si prefieres escribir en un blog, como hacer un blogging o conectar con la gente en las redes sociales, encuentra la forma de compartir tu voz con el mundo.
Escribe sobre tus pasiones o sobre las experiencias únicas que has vivido y lo que has aprendido de ellas.
Escribe sobre tus errores, cómo los has gestionado y cómo han moldeado tu perspectiva.
Escribe sobre cualquier problema que tengas y que otros puedan compartir, aunque sólo sea para que sepan que no están solos (y quizá para recordarte a ti mismo que no lo estás).
Practica exponerte y arriesgarte a que te critiquen. Puede que te ayude a mostrar más compasión hacia aquellos cuya perspectiva difiere de la tuya.
17. Aprovecha el poder del silencio
Cuando estás ansioso por ofrecer un contrapunto, envías el mensaje de que te importa más tu aspecto que el mensaje de la otra persona, que va más allá de las palabras que utiliza.
Cuando estás obsesionado con llenar el silencio con tus palabras (en cuanto tienes un hueco), te pierdes pistas importantes.
Se pierde más de lo que se gana. A menudo, la mejor herramienta para escuchar es el silencio. Y pocas personas saben aprovecharlo. Se uno de ellos.
Si te callas, le das a la otra persona la oportunidad de llenar el silencio por sí misma, y puede que te proporcione información que de otro modo no obtendrías.
18. Olvídate de las palabras de relleno
Puede que no te des cuenta de cuántas palabras de relleno utilizas hasta que te grabas dando un discurso. Pero las oyes fácilmente cuando otras personas las utilizan. Te distraen.
Prueba a grabarte hablando de algo que te interese. A continuación, detecta las palabras de relleno y cuenta cuántas veces las utilizas.
Fíjate cuándo las utilizas más: probablemente para llenar un breve silencio cuando estás editando mentalmente lo que quieres decir a continuación.
A continuación, intenta volver a pronunciar el discurso sin una sola palabra de relleno.
En su lugar, ofrece a tu audiencia pausas breves y silenciosas para que piensen en tus palabras o vuelvan a centrar su atención.
19. Utiliza el nombre de la otra persona
Demuestra que te has tomado la molestia de memorizar su nombre y utilízalo de forma que les digas que valoras su punto de vista y sus ideas.
Cuando la gente recuerda su nombre, eso le importa porque comunica interés por ti y tus preocupaciones.
Cuando alguien tiene que preguntarte tu nombre cada vez que te conoce, te está diciendo que tu nombre no es lo bastante importante como para que lo recuerden.
Demuéstrale a cada persona con la que hables que ellos y sus nombres merecen el esfuerzo mental extra, y será más probable que te devuelvan el favor.
20. Mantén tu ego bajo control
A tu ego no se le da bien dar prioridad a los demás. ¿La buena noticia? Tú no eres tu ego. Y puedes evitar que dirija el espectáculo.
Sólo tienes que hacer un esfuerzo consciente para recordar tus objetivos en cada conversación: qué quieres aprender y qué mensaje quieres enviar a la otra persona.
Tu ego seguirá buscando un lugar para intervenir y secuestrar la conversación, a menudo sugiriendo tangentes o respuestas ingeniosas.
No se lo permitas. Mantén la vista en esos objetivos centrados en los demás y céntrate en ser un buen oyente.
21. Evita la sobrecarga de información
Tanto si se trata de información que da escalofríos como de demasiada información para que el cerebro humano la procese en el tiempo que se le da (y mucha más de la que necesita), intenta evitar los volcados de información innecesarios.
No sólo aburrirás a tu oyente y le harás olvidar de lo que querías hablar, sino que además te alejarás aún más de tu punto de vista o del suyo.
Es tentador seguir esas tangentes de oro que aparecen en tu mente, pero piensa en tu oyente y en si esa información extra realmente le hará bien.
A menudo, esas tangentes son una forma de que tu ego haga que la conversación gire en torno a ti. Resístete.
¿Quiere aprender a ser el mejor comunicador?
Para ser un comunicador eficaz, no basta con leer buenas estrategias: hay que ponerlas en práctica. Como todas las habilidades, la buena comunicación requiere práctica y tiempo.
Pero puedes acelerar tus habilidades buscando oportunidades para practicarlas. No tienes que esperar al escenario perfecto en el trabajo o en una reunión social. Tienes muchas oportunidades en la vida cotidiana.
- Practica la escucha activa con tu cónyuge, tu compañero de trabajo o un amigo.
- Piense con antelación cómo aclarar lo que quiere comunicar en una reunión.
- Muestra verdadero interés por lo que dice tu hijo en lugar de hacer varias cosas a la vez.
- Busca la empatía cuando tu amigo se queje.
- Haga una pregunta al camarero de su restaurante para atraer su atención.
Utiliza las interacciones más cotidianas como campo de entrenamiento para practicar estas nuevas técnicas, de modo que cuando realmente las necesites, te resulten más naturales.
